PABX/ IP PBX Systems

Sự cần thiết sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ (PABX)

Hiện nay, việc liên lạc trao đổi thông tin qua điện thoại rất phổ biến và hỗ trợ rất nhiều trong công việc của cá nhân và doanh nghiệp. Đối với với một mạng điện thoại cố định sử dụng tại doanh nghiệp, thường đăng ký thuê bao trực tiếp từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông (VNPT, Viettel…). Nếu sử dụng một số lượng lớn thuê bao trực tiếp này trong doanh nghiệp cho mỗi nhân viên sẽ gây ra rất nhiều lãng phí, tốn kém và bất tiện:

-          Cước thuê bao cố định hàng tháng phải trả rất lớn do mỗi nhân viên sử dụng một thuê bao riêng.

-          Không quản lý được việc sử dụng điện thoại của nhân viên dẫn đến thất thoát nếu sử dụng sai mục đích.

-          Liên lạc nội bộ giữa các nhân viên, phòng ban vẫn phải trả thêm tiền cước hàng tháng.

-          Khách hàng khi liên hệ phải nhớ hoặc lưu lại nhiều số điện thoại của mỗi phòng ban/nhân viên khác nhau.

-          Không có những tiện ích như nhấc máy hộ, chuyển cuộc gọi, hiển thị số, hộp thư thoại, câu chào…

Lý do nên đầu tư hệ thống tổng đài nội bộ

-          Hệ thống tổng đài nội bộ (PABX) cung cấp các thuê bao riêng cho cá nhân, phòng ban để tạo ra một mạng thông tin liên lạc miễn phí giữa các thành viên trong công ty, đồng thời các thuê bao riêng này có thể thực hiện các cuộc gọi ra ngoài thông qua một số ít trung kế (thuê bao) được chia sẻ từ bưu điện đến mạng điện thoại công cộng (PSTN) qua đó giúp tiết giảm nhiều chi phí cho công ty và mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

-          Giảm chi phí điện thoại hàng tháng cho cước phí các cuộc gọi nội bộ hoàn toàn bằng 0.

-          Liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, cá nhân thuận tiện, đơn giản và dễ nhớ do số liên lạc trong nội bộ được rút ngắn.

-          Quản lý và giám sát được thông tin liên lạc các cuộc gọi ra vào (cuộc gọi đi và cuộc gọi vào), có thể ghi âm lại toàn bộ cuộc gọi hỗ trợ khách hàng để đối chiếu sau này nếu có hiểu lầm xảy ra.

-          Việc liên lạc và giữ kết nối với khách hàng tiện lợi, nhanh chóng nhờ các tính năng và dịch vụ GTGT hữu ích như chuyển cuộc gọi, nhấc máy hộ, hộp thư thoại, hiển thị số gọi đến, trả lời tự động…

-          Cung cấp khả năng quản lý, tính cước và in cước phí gọi đi của từng máy hoặc một nhóm máy (phòng ban) theo thời gian.

-          Khách hàng gọi đến doanh nghiệp chỉ cần nhớ số điện thoại chính, sau đó có thể được nhân viên trực điện thoại chuyển máy đến người cần gặp hoặc gọi trực tiếp đến từng số máy nội bộ, nâng cao tính chuyên nghiệp khi tương tác với khách hàng.

Lựa chọn hệ thống tổng đài

Các lưu ý khi chọn hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp:

-          Cấu hình tổng đài phù hợp nhu cầu hiện tại và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

-          Lựa chọn theo công nghệ: Sử dụng tổng đài Analog (PABX) truyền thống hay tổng đài IP (IP-PBX). Một số tổng đài Analog hiện nay cũng có thể nâng cấp để sử dụng chuẩn SIP-IP khi lắp thêm thiết bị phụ trợ.

-          Lựa chọn theo tính năng cần khai thác: COS, UCD, Account Code, Voice mail, Hotline, Automatic Attendant, quản lý cước…

-          Một số thương hiệu tổng đài: Panasonic, Siemens, Alcatel, NEC, LG…Việc lựa chọn thương hiệu cần được căn cứ trên khả năng đầu tư cũng như chất lượng theo kèm.

Công nghệ tổng đài IP (IP-BPX)

Cùng với sự phát triển bùng nổ của Internet, càng ngày các hệ thống tổng đài sử dụng giao thức Internet (IP-PBX) càng chiếm ưu thế so với các hệ thống tổng đài Analog truyền thống nhờ sự đơn giản trong kết nối, dễ dàng mở rộng, nâng cấp và quản lý, tạo ra mạng điện thoại miễn phí giữa các chi nhánh.

Tổng đài điện thoại IP (hay IP-PBX) là một mạng điện thoại sử dụng giao thức IP (Internet Protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại, dữ liệu thoại được chuyển đổi thành tín hiệu kỹ thuật số (Digital) truyền qua mạng LAN/WAN/Internet thay vì mạng điện thoại thông thường sử dụng tín hiệu tương tự (Analog).

Tổng đài IP chia là 2 dạng: Dạng thứ nhất là tổng đài được đóng gói theo các thành phần module cứng, gồm bộ khung, các phụ kiện mở rộng và thường có license kèm theo, một số hãng lớn cung cấp dạng này như Alcatel-Lucent, Cisco, Avaya, Siemens, Panasonic, LG-Nortel…. Dạng thứ 2 là tổng đài IP sử dụng mã nguồn mở hoạt động theo phương thức softswitch, sử dụng Server/Desktop PC cài đặt phần mềm và dùng các card để mở rộng giao tiếp, phổ biến nhất là Asterisk. Cả 2 dạng trên đều có thể kết hợp với thiết bị Voice Gateway để kết nối PSTN qua các cổng FXO/FXS, E1/T1/J1,…Thiết bị đầu cuối sử dụng là các điện thoại IP/Analog, hoặc phần mềm cài đặt trên thiết bị đầu cuối như smartphone, tablet, laptop…